Dinamica locului de muncă este puternic influențată de modul în care comunicăm. Cu toate că organizațiile depun eforturi pentru a îmbunătăți relațiile la birou, mulți oameni se plâng totuși de deficiențe în comunicare la job. Este adevărat, unii dintre noi răspund foarte scurt și concis la întrebări, alții povestesc totul cu lux de amănunte și, chiar dacă vorbim cu toții aceeași limbă, comunicăm extrem de diferit. Fiecare dintre noi trebuie să înțelegem că succesul atingerii scopurilor individuale și organizaționale constă în felul în care reușim să le transmitem celor din jur un anumit mesaj, dar și în modul în care înțelegem și interpretăm ceea ce ni se spune. Cu alte cuvinte, comunicarea este cheia, iar dacă vrei să-ți îmbunătățești abilitățile în acest sens descoperă mai departe ce trebuie să faci ca să dezvolți relații mai puternice și să creezi un mediu de lucru cooperant.
Cuprins
Tipuri de comunicare la job
Abilitățile de comunicare reprezintă cel mai important soft skill pe care îl caută angajatorii. Fie că vorbim de comunicarea scrisă sau cea verbală, companiile își doresc în primul rând ca oamenii pe care îi aduc în echipele lor să se poată exprima coerent și corect, în scris și verbal. Mai departe, competențele de comunicare cu colegii, superiorii, clienții sau alți oameni din firmă sunt esențiale pentru a putea coopera cu cei din jur. Nu de puține ori, atuurile din sfera comunicării își aduc aportul la obținerea unui job, a unei promovări sau la asigurarea succesului în viața profesională. Potrivit specialiștilor în domeniu, există mai multe tipuri de comunicare la job:
Comunicarea personală
Unul dintre cele mai des întâlnite tipuri de comunicare la job, în anumite medii, este comunicarea personală, axată pe interacțiunea umană. Oamenii care se încadrează în această categorie adoră discuțiile mărunte, simt emoțiile celorlalți chiar dacă este vorba despre indecizie sau furie și pot recunoaște cu ușurință limbajele corporale și expresiile feței. Un comunicator personal poate media conflictele, mai ales dacă apreciază raporturile personale cu colegii de birou, ia în considerare toate variantele posibile înainte de a lua o decizie, se implică emoțional și așteaptă ca și ceilalți să facă la fel.
Atunci când vorbim de comunicare la job, cu un personal trebuie să lași discuția să curgă de la sine. Nu te teme dacă nu ești la obiect atunci când comunici cu o astfel de persoană, ci păstrează un ton cald, relaxat, autentic și profesional. Mai mult, poți încerca să-i vorbești despre gândurile și emoțiile tale legate de un proiect. Cartea lui Alan C. Fox, Supertehnici de comunicare, te poate ajuta să comunic mai bine cu un personal deoarece te călăuzește spre cunoașterea de sine necesară pentru a pune în aplicare cu succes 54 de strategii pe care autorul le consideră importante în clădirea relațiilor trainice și de durată.
Comunicarea intuitivă
Este comunicarea axată pe ansamblu și mai puțin pe detalii. O persoană care comunică în mod intuitiv este entuziasmată de ideile noi și de inovații, iubește ședințele de brainstorming, preferă interacțiunile cu ceilalți și pune mai mult preț pe “de ce” și nu pe “cum”. Progresul lent îi poate frustra pe cei care obișnuiesc să comunice în acest fel, așa că dacă lucrezi cu un intuitiv trebuie să rămâi la subiect, să păstrezi discuțiile scurte și să te folosești foarte mult de vizual. Unei persoane intuitive nu trebuie să-i promiți mai mult decât poți reuși să faci, iar dacă îți prezinți opțiuni, ai grijă să-i oferi și soluții pentru fiecare dintre ele.
Dacă te consideri chiar tu o persoană care comunică intuitiv, lucrează la a înțelege importanța planificării pas cu pas și ia în considerare faptul că detaliile sunt esențiale pentru atingerea scopurilor.
Stilul analitic de a comunica
Stilul de comunicare la job poate fi și analitic, adică face referire la un limbaj specific. O astfel de persoană vorbește întotdeauna despre performanțe, evaluări, instrucțiuni și are mereu de demonstrat un punct de vedere pentru care aduce dovezi. De regulă, oamenii analitici încep frazele cu expresii precum “știu că…”, “cred că…” ori “simt că…”, au mereu la îndemână tabele și statistici, iau deciziile în timp și prefer să lucreze independent. Mai mult, nu se implică emoțional și nici nu apreciază discuțiile purtate doar de dragul de a avea ce vorbi.
Dacă lucrezi la birou cu un analitic ai grijă să comunici scurt și la obiect cu el. Fă-ți auzite așteptările, fii întotdeauna documentat, pregătit pentru întrebări, oferă puncte pro și contra pentru diferitele abordări și ai grijă ca întotdeauna să aduci cifre și dovezi în discuție. În situația în care consideri că ești chiar tu cel care comunică într-un stil analitic, înseamnă că nu înțelegi comunicarea interumană și te blochezi atunci când apar lucruri neprevăzute. Poți învăța mai multe în acest sens din cartea scrisă de Allan și Barbara Pease – Abilități de comunicare, care îți va arăta cum să captezi atenția celorlalți și cum să-i convingi să-ți adopte ideile.
Comunicarea funcțională
Acest tip de comunicare la job se bazează pe interpretarea corectă a mesajului transmis de interlocutor. O persoană care comunică în mod funcțional la birou are în minte planificarea și organizarea, îi place să facă întotdeauna liste, să gestioneze proiectele după un program clar și să observe dacă lipsesc detalii sau sunt incorecte. Practic, schimbarea rutinei îl confuzează pe angajatul funcțional și, în plus, îl fac să relaționeze greu cu cei intuitivi, care nu urmează un plan clar.
Ca să comunici mai bine la birou cu un funcțional trebuie să asculți activi, să te asiguri că ai înțeles ce spune și să fii pregătit să-ți arate ceva ce tu probabil nu ai observat sau chiar ai greșit. Este important să anticipezi întrebările unui funcțional, mai ales că e obișnuit să ofere multe detalii despre programul proiectelor sale, pas cu pas.
Cum comunici la birou în funcție de tipologiile psihologice
Trăim în era tehnologiei și, în special atunci când comunicăm cu colegii sau superiorii în mod virtual, există riscul de a interpreta mesajele în mod eronat. Deși acest lucru se întâmplă și în mod fizic, este mult mai frecvent când vrem să transmitem ceva prin scris. De ajutor în acest sens pentru o bună comunicare la job îți poate fi Secretele succesului în era digitală, lucrarea semnată de Dale Carnegie & Associates, care vorbește despre cum îți poți face prieteni și cum poți deveni mai influent în lumea contemporană caracterizată de dominația e-mailului și înlocuirea interacțiunilor directe cu cele virtuale.
De asemenea, este util să-i înțelegi și pe cei din jurul tău și să știi cum să-i abordezi, verbal sau în scris. După cum probabil știi deja, există două tipologii psihologice: introvertit și extrovertit. Fiecare comunică diferit și au o personalitate în antiteză, dar și nevoi distincte.
Cum comunici cu persoanele introvertite
În funcție de caracterul lor, oamenii abordează diferit comunicarea la job. Persoanele introvertite își iau energia din natură, cărți, muzică sau documentare și sunt orientate spre lumea subiectivă. Se adaptează greu, intră în profunzimea lucrurilor și a ideilor, au spirit analitic și iau decizii într-un mod foarte bine calculat. Introvertiții nu sunt deloc flexibili, dar în schimb dau dovadă de sentimentalism și empatie. Aceștia se gândesc foarte mult la consecințe și standarde, își subapreciază reușitele, le este frică să se afirme și se axează pe autocritică. Oamenii care nu se exteriorizează au nevoie să se simtă ascultați și înțeleși, dar sunt deranjați de explicațiile nestructurate și lipsa predictibilității.
Ca să comunici mai bine cu un introvertit la birou trebuie să știi că obiectivele sale sunt bazate pe lucrul în echipă pentru a obține rezultate. Persoanelor introvertite trebuie să le delegi sarcini, să preiei inițiativa în locul lor și să le oferi ajutor la problemele mai dificile sau când au nevoie să ia decizii rapid. Vorbim de o tipologie care analizează foarte mult oamenii, lucrurile și experiențele celor din jur, așa că trebuie să fii întotdeauna pregătit pentru discuțiile cu un introvertit.
Cum comunici cu persoanele extrovertite
Când vine vorba de comunicare la job, cei mai mulți oameni preferă extrovertiții. Sunt practici, acționează conform necesităților urgente, comunică clar și își exprimă emoțiile așa cum simt. Persoanele extrovertite sunt hotărâte și dornice de rezultate rapide, trec direct la subiect, dar se plictisesc ușor și de aceea se află mereu în căutarea de nou.
Trebuie să știi că cei extrovertiți au abilități de lider, nu le place munca statică, vor să fie mereu printre oameni, să-i organizeze și să-i surprindă. Poți comunica ușor cu o persoană extrovertită, mai ales dacă îi oferi experiențe care să o provoace și să o inspire. La rândul lor, extrovertiții au nevoie de oameni care fac cu plăcere munca de rutină, care verifică detaliile, se orientează după cifre și preferă să rezolve situațiile practice, nu emoțiile celor din jur. Dacă simți că te regăsești și tu în tabăra extrovertiților, îmbunătățește-ți abilitățile de comunicare folosindu-te de o carte excepțională, Stand & Deliver. Cum să devii un maestru al comunicării și un orator desăvârșit. Vei învăța cum să-ți susții punctul de vedere și să demonstrezi, prin viu grai, că ești demn de admirația celorlalți și un exemplu de urmat.
Sfaturi pentru o bună comunicare la job
La birou, comunicarea este esențială atât pentru creșterea productivității cât și pentru construirea unor relații de colegialitate optime. Dacă știi cum să identifici tipurile de comunicare la job și personalitățile oamenilor cu care trebuie să lucrezi, fără îndoială vei putea înlătura multe bariere în comunicare. Totodată, ascultarea, empatia, feedback-ul sau modalitatea de exprimare aleasă pornesc de la inteligența emoțională, așa că descoperă mai departe câteva sfaturi care îți vor fi de ajutor să înțeleși cum să comunici mai bine cu cei de la birou:
- Fii obiectiv, încearcă să te exprimi clar și să nu ocolești problemele;
- Comunică transparent, oferă și cere întotdeauna feedback;
- Nu intra în discuțiile contradictorii care nu te privesc;
- Evită negativismul;
- Creează conexiuni emoționale;
- Ascultă-i pe cei din jurul tău și empatizează cu ei;
- Pune mereu accentul pe problema în sine și nu pe atitudinea greșită a colegilor;
- Nu interpreta cuvintele fără să le înțelegi;
- Ai grijă să nu vorbești doar despre tine pentru că nu o să poți crea relații sănătoase;
- Respectă-i pe cei de la birou;
- Crează oportunități de interacțiune socială;
- Fii atent la limbajul corpului;
- Ai grijă a tonul vocii.
Dacă nu încerci să înțelegi oamenii din jurul tău, nu vei reuși să dezvolți relații sincere cu aceștia sau să comunici eficient pe limba lor. Comunicarea la job este esențială pentru individ și organizație, așa că încearcă să-ți îmbunătățești abilitățile dacă ești restant în acest domeniu ca să poți discuta mai bine cu colegii și superiorii tăi.